Contrôle des comptes (2): Analyse des charges

II. Analyse des comptes de charges
De l'analyse des factures et contrats effectuée avec le Président du Conseil Syndical, il ressort pour l'essentiel que globalement chez le nouveau syndic FONCIA ICV (avec quelques réserves toutefois) les charges sont bien présentées et le facturier est organisé de manière chronologique en respectant la nomenclature des charges.
C'est la nomenclature en elle-même qui pose problème. En effet, les rubriques suivies par les cabinets FONCIA et ICADE sont totalement différentes. Ainsi, il est courant de retrouver une rubrique salaire en plusieurs endroits.

Les comptes de 2007(cabinet ICADE) appellent les remarques suivantes :
EDF :
La dépense relative à l'électricité des ascenseurs est comptabilisée à tort en charges générales pour un montant de 4114.61€. Elle doit être répartie sur les clés des ascenseurs.
SYNDIC :
Le syndic a facturé 1 250.42€ au titre de vacations pour la mise à jour du carnet d'entretien. L'auditeur renvoie aux textes en annexe concernant les réponses ministérielles relatives à ces questions sur le type de gestion dans laquelle cette prestation doit être comprise et sur les honoraires pour mise en place et tenue du carnet d'entretien.
TÉLÉPHONE :
Des frais de téléphone des ascenseurs sont imputés à tort en charges générales.
ASCENSEURS :
Les dépenses des ascenseurs sont homogènes, y compris dans la mauvaise imputation des charges EDF et téléphone. Contrairement à 2008, les factures d'entretien sont toutes comptabilisées.
CHAUFFAGE :
Une facture relative à l'entretien (contrat P2 d'ELYO) est imputée à tort sur l'exercice 2007 alors qu'elle concerne l'exercice 2008. Son montant de 1482.25€ est rejeté des comptes de 2007.
La consommation de gaz est de 1659582KWH sur l'année 2007.

Les comptes de 2008 (cabinets ICADE et FONCIA ICV) appellent les remarques suivantes :
L'auditeur rappelle le constat précédent sur la mauvaise imputation des charges de téléphone et d'électricité qui concernent les ascenseurs et non les charges générales. Nous n'y reviendrons pas.
Lors du contrôle le syndic s'est engagé à regrouper les dépenses de même nature sous le même code de manière à rendre plus lisibles les comparaisons d'une année sur l'autre. A titre d'exemple, les salaires de l'employée qui sont ventilés en charges générales sur les comptes 400 (ICADE) et 412 (FONCIA ICV)
Des rubriques apparaissent curieusement dans le relevé de FONCIA en charges générales : c'est ainsi des rubriques télésurveillance (qui n'existe pas) et Combustible (rubrique 257) qui concerne l'entretien de la colonne montante de gaz.

LE PERSONNEL
Comme cela a été indiqué précédemment, les charges de personnel sont ventilées selon plusieurs rubriques. C'est encore plus compliqué pour les rubriques de charges qui, par charge, sont ventilées par compte. Sauf que pour le récapitulatif de fin d'année, le cabinet Foncia, au lieu de comptabiliser la somme complémentaire à ventiler, déduit les sommes payées sur un compte (qui n'est pas nécessairement celui où la somme d'origine a été comptabilisée, et comptabilise le montant total de l'année sur chaque compte approprié. La conséquence est qu'en termes de contrôle, les opérations sont difficiles, tant pour l'auditeur que pour le personnel du syndic qui " a du mal à s'y retrouver".
Le syndic doit effectuer une remise en ordre dans les salaires. En effet, l'employée est payée en janvier sur la base d'un point à 3.95€, en juillet à 3.71€ et en Décembre à 3.83€. L'auditeur rappelle que la valeur du point est de 3.71€ au 1er janvier et de 3.83€ au 1er juillet et que pour le gardien elle est de 4,13€ au 1er janvier et de 4.26€ au 1er juillet.
Le salaire du gardien a été établi par erreur sur la base de 4.13€ au 13/10/2008 et son salaire a été calculé sur la base de 4.26€ en décembre sans que le rattrapage soit effectué. Par ailleurs, la quotité de travail du gardien est supérieure à un temps complet (11900 unités). Il y a lieu d'appliquer la loi TEPA (Loi en faveur du travail, de l'emploi et du pouvoir d'achat). Le texte, applicable à compter du 1er octobre 2007, prévoit que la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires (pour les travailleurs à temps partiel) est exonérée d'impôt et de cotisations salariales. La réduction forfaitaire de cotisations sociales varie en fonction de l'effectif de l'entreprise, celle de 20 salariés au maximum bénéficiant d'une réduction plus importante.

SYNDIC
Le syndic a facturé 322.68€ au titre de vacations pour la mise à jour du carnet d'entretien pour la période du 1er janvier au 20 mai 2008. L'auditeur renvoie aux textes en annexe concernant les réponses ministérielles relatives à ces questions sur le type de gestion dans laquelle cette prestation doit être comprise et sur les honoraires pour mise en place et tenue du carnet d'entretien.
La facturation du syndic FONCIA ICV des frais administratif n'est pas très explicite, puisque les modalités de calcul ne sont pas détaillées. L'ajustement des frais administratifs (rubrique 730 des charges générales) pour un montant de 409.95€ n'est pas justifié par une facturation.