Contrôle des comptes (1)

Le Conseil Syndical a effectué ce contrôle le 27 mars en vue de la prochaine Assemblée Générale prévue le 20 mai 2008.

Méthode de contrôle
Nous devons souligner que ces contrôles se sont bornés à un examen des pièces comptables car le Conseil actuel, élu en décembre 2007, n’avait pas suivi la gestion Icade en 2007. Nous avons également comparé les comptes des 3 dernières années du mandat de Icade. (2005,2006,2007)

..............> Pour faciliter notre tache, nous avions demandé à M Sicard le 17 janvier de nous transmettre un exemplaire du Grand Livre comptable qui présente les comptes de manière plus détaillée que l’état récapitulatif annuel.
..............> Malgré plusieurs relances, nous n’avons pas pu obtenir ce document. Les raisons invoquées ont varié du « changement de système informatique » au « manque de temps », pour enfin promettre que « nous le verrions sur place ».
..............> Sur place, il nous a été répondu que la comptabilité de notre copropriété n’étant pas individualisée ni séparée, le Grand Livre regroupait toutes les comptabilités de toutes les copropriétés gérées par Icade( !).
..............> Cette situation nous semble au mieux curieuse et au pire inquiétante. Elle ne nous permet pas de vérifier la validité de certains comptes (Provisions pour travaux, copropriétaires ayant vendu, relevés de banque…)
..............> La mise en place d’une comptabilité séparée pour notre copropriété nous semble donc urgente. Ce sera à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée.

Sur un plan général, la comptabilité, assurée par Mme Stury depuis plusieurs années, est tenue très correctement. Nous regrettons cependant que certaines factures soient imputées dans des comptes différents d’un exercice sur l’autre, ce qui rend les comparaisons et l’établissement des budgets difficiles.
Nous avons également constaté que l’ordre de paiement de certains prestataires (ECA, Opera diag, ISS) était donné sans contrôle de la prestation.
Les dernières dispositions de la loi SRU ont encore complexifié la lecture des comptes et nous allons demander une communication trimestrielle des documents pour assurer un contrôle plus efficace.

Observations sur les comptes
Budget :
Les comptes qui nous ont été transmis font ressortir des dépenses globales de 329 001 € (budget voté : 328 800 €) soit :
.* Dépenses courantes : 317 505 € (budget voté 2007: 298 800€)
.* Travaux exceptionnels : 11 495 € (budget voté 30 000€).

Nous avons donc recherché la cause de la dérive des charges courantes .
Les postes ayant dépassé le budget concernent :
..............* Honoraires d’administration : + 2 383 €
..............* Impôts : + 285 €
..............* Travaux d’entretien : + 3 161 €
..............* Ascenseurs : + 3 651 €
..............* Chauffage : + 7 152 €

Honoraires d’administration : Icade
Sur le plan des comptes examinés, les principaux problèmes ont été relevés dans les frais facturés par Icade :

années...........................2005.............2006.........2007.........Evolution 2005/2007
Honoraires ....................41 654 €.......42 294 €......46 383 €.........+ 11%
Frais administratifs..........4 038 € .........5 806 €.........4 894 €.........+ 21%

..............> Les honoraires Icade de décembre sont chaque année augmentés de 300 euros, en plus de leur revalorisation annuelle. Aucune explication claire ne nous a été fournie sur le mode de calcul de cette somme.
..............> Le cabinet Icade s’est octroyé en 2006 et 2007 un forfait administratif de 2500 euros environ, censé inclure tous les frais de photocopie et d’envoi de documents durant l’année.
Ce forfait de 2500 euros, non prévu au contrat, remplace des frais réels qui s’élevaient en 2005 à 641 euros. Nous avons demandé à Icade le remboursement du trop perçu sur les deux années.
..............> Le Carnet d’entretien nous est facturé depuis 2002 pour 833 euros. (Il était contractuellement gratuit avant 2006). Au vu du document, 3 pages quasiment identiques depuis l’origine, nous considérons que cette prestation est abusive pour ne pas dire fictive et attendons la réponse de M Sicard sur son remboursement.
..............> La vacation d’Assemblée Générale s’est élevée cette année à 1654 euros contre 363 euros en 2005. C’est le coût du trop nombreux personnel envoyé par Icade à l’AG en heures supplémentaires.